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物电学院研究生教育工作档案管理办法

作者:王亚青 时间:2019-06-14 点击数: 审核者:王亚青

第一章 总则

  第一条  为进一步加强学院研究生教育管理工作的规范化建设,建立健全研究生教育工作档案,保障研究生教育教学质量,根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和学校有关文件精神,结合学院实际,制订本办法。

  第二条  研究生教育工作档案,是指学院在开展研究生思想政治教育、招生、培养、学籍、学位管理以及其它各项活动中形成的具有历史见证意义的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。

  第三条 归档的文件材料须具有保存价值和凭证作用,能够反映研究生教育教学及其管理实践活动的全过程,符合研究生教育教学和管理工作的特点,保证完整、准确、系统。

  第四条 归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、光(磁)盘、录像(录音)带等载体形式。

  第五条 归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。研究生教育工作中的各类纸质材料原则上用A4纸打印。为便于档案长时间保存,文件批阅、记录中一般应用黑色、蓝色墨水笔,不得使用圆珠笔、红色笔书写。

  

第二章  档案的归档

  第六条 研究生教育工作的档案内容主要包括综合工作、导师工作、招生工作、培养工作、学位工作、研究生思想政治工作、学籍工作、学位点申报及建设工作等方面。

  第八条   研究生教育工作的档案材料由学院研究生办公室负责整理、归档、保存。

 第九条 归档的文件材料根据其形成的时间按自然年度或学年度、按年级(学科专业)或批次等方式立卷归档。

 第十条 需要归档保存的档案内容及相关要求(学院)

  1、学校颁发(含转发上级机关)的关于学位与研究生教育工作的文件、批复、通知,按自然年度立卷归档并长期保存;

  2、专业培养方案(包括教学计划、教学大纲等),按批准实施年度立卷归档并长期保存;

  3、研究生课程教学工作材料,包括学期课程表、教学日志、专业课程试卷(含课程论文)等,按学年度立卷归档,保存时间为5年;

  4、研究生培养工作材料,包括个人培养计划表、中期筛选考核材料、毕业(学位)论文开题及中期检查材料、学位论文等,按年级、专业立卷归档,保存时间为5年;

  5、研究生党、团工作材料,按年级、专业立卷归档,保存时间为5年;

  6、研究生评优和奖惩工作材料;按年级、专业立卷归档,保存时间为5年;

 7、上级机关和学校有关研究生导师管理工作的文件、函件、批件等材料;导师遴选、上岗、考核工作材料;

   8、校级优秀硕士学位论文材料(包括推荐表、论文、决定等),按学年度立卷归档;

  9、省级优秀硕士学位论文材料(包括推荐表、论文、批文等),按学年度立卷归档;

10学位点申报工作材料(包括申请简况表、批文及有关工作材料等),按申报批次立卷归档;

  11、学位点建设材料(包括建设规划、检查或评估材料等),按自然年度立卷归档。

  12、需要保存的其它工作材料。

第三章  档案的管理

  第十一条 所有材料一经建档,在档案保存期内,未经批准,任何单位和个人不得擅自改动档案内容或销毁有关材料。超过保存期的档案材料经所在单位领导批准后可予以销毁,但应将销毁档案登记造册并将销毁目录或清单长期保存。

  第十二条 建档和保存的学位与研究生教育工作档案材料,涉及研究生思想政治教育工作的由学院党委指定专人(专职或兼职辅导员)负责整理、建档和管理,涉及研究生业务教育的由研究生工作秘书负责整理、建档和管理,其他人员未经管理者同意,不得擅自移动、变更档案材料。工作分工变动时,档案管理者须将档案材料按时、如数交接清楚,并办理移交手续。

  第十三条 学院研究生办公室负责把归档的部分档案材料应按有关规定定期将材料原件移交学校档案室,凡移交到学校档案室的重要文件材料,学院可保留其复印件,以便工作需要时查阅。

  第十四条 研究生教育工作档案的归档工作每年进行一次。工作人员平时应注意材料的积累,以便统一归档。

  第十五条 因工作原因需要查阅研究生教育工作档案,须经学院领导同意、履行借阅登记手续后方可查阅,查阅完毕后应履行归还登记手续。

 

第四章  附则

  第十六条 本办法自发布之日起施行。

 

 

 

                                          二零一五年四月二十日

 

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